Căn cứ vào điều 7 thông qua các quy định về những việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ban hành kèm theo quyết định số 1029 năm 2015 được bộ trưởng bộ tài chính ban hành . Trước lúc bắt đầu công việc thì các doanh nghiệp phải truy cập phần mềm và phải xử lí hóa đơn của tổng cục thuế để được phát đơn xác thực.
Bàn cụ thể hơn về hóa đơn điện tử
Thông tin đăng kí phát hành hóa đơn xác thực bao gồm nhiều vấn đề như :các loại hóa đơn , kí hiệu hóa đơn , kí hiệu mẫu hóa đơn , số lượng hóa đơn phát hành ra ngoài , phần mềm sử dụng để lập hóa đơn .
+ Đối với doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp trong nước và nước ngoài , phần mềm lập hóa đơn riêng cho các doanh nghiệp và phần mềm xử lí hóa đơn của tổng cục thuế và trước đó các doanh nghệp phải đăng kí thông tin phát hành hóa đơn thực trên từng phần mềm.
+ Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn sau khi đã đăng kí thành công với ngàng thuế.
+ Thông tin đăng kí phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp cơ quan thuế thì thông tin được đăng tải trên trang web chính thức của cơ quan thuế.
+ Theo điều 22 về quy định xác thực sang hóa đơn giấy có các điều như sau :
– Doanh nghiệp bán hàng , cung cấp dịch vụ , thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp ( ICA) hoặc phần mềm xử lí hóa đơn cho tổng cục thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng cho doanh nghiệp (LHD ) để chuyển đổi được dễ dàng hơn.
– Người bán hàng được phép chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất cứ đơn hàng trong quá trình vận chuyển , lưu thông và chỉ được chuyển đổi đúng 1 lần .Theo đó hóa đơn điện tử xuất sang hóa đơn giấy phải đảm bảo các yêu cầu cũng như quy định theo đúng pháp luật hiện hành.
– Kí hiệu riêng trên hóa đơn được chuyển đôi : Các kí hiệu riêng mà được chuyển đổi từ hóa điện tử sang hóa giấy sẽ bao gồm các yêu cầu như phân biệt chữ in đậm , in nghiêng một cách rõ ràng nhất , họ và tên , chữ kí và các thứ liên quan đến đơn hàng…
– Trong một số trường công mà muốn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bằng phần mềm của công ty quản lí ( mà công ty này được chi cục thuế cấp mã )…
– Kí hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi : việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bao gồm các kí hiệu đặc biệt và quan trọng nhằm phân biệt ra.
– Trường hợp công ty là các doanh nghiệp được nhà nước hay bộ tài chính làm thí điểm thì sau khi đăng kí hóa đơn điện tử các công ty phải có trách nhiệm vào trang web của chính phủ để thông báo.
– Trong một số trường hợp các công ty chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ một số điều như sau : đó là phải có chữ kí và dấu đại diện pháp luật cho công ty chuyển đổi.
– Hiện nay hóa đơn điện tử có mã xác thực nhiều doanh nghiệp và các đơn vị có quyền được tha hồ lựa chọn. Nhằm đáp ứng được các nhu cầu sử dụng hình thức hóa đơn này công ty EFY đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm nhằm đáp ứng được các yêu cầu trên. Không dừng lại đó , phần mềm còn có những tiện ích bất ngờ như : tiện ích hộ trợ kế toán … nhằm sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất.
– Khi sử dụng hóa các chủ doanh nghiệp hay các hộ kinh doanh cá thể sẽ giảm được rất nhiều chi phí : như chi phí in ấn, chi phí vận chuyển, chi phí lưu trữ…